THOUSANDS OF FREE BLOGGER TEMPLATES

Minggu, 27 Desember 2009

Pengambilan Keputusan dalam Konsep Sistem Informasi manajemen



A. Pengambilan Keputusan

Sesuai dengan tujuannya, sistem informasi manajemen diharapkan

mampu membantu setiap orang yang membutuhkan pengambilan

keputusan dengan lebih tepat dan akurat. Namun disadari bahwa dengan

berbagai peran yang dimiliki dalam aktivitas yang dilaksanakannya, setiap

orang berusaha untuk dapat memenuhi tugas dan tanggung jawab yang

dibebankan kepadanya dengan baik.

Dalam usaha memecahkan suatu masalah, pemecah masalah mungkin

membuat banyak keputusan. Keputusan merupakan rangkaian tindakan

yang perlu diikuti dalam memecahkan masalah untuk menghindari atau

mengurangi dampak negatif, atau untuk memanfaatkan kesempatan.

Kondisi ini menjadi tidak mudah dengan semakin rumitnya aktivitas dan

keterbatasan sumber daya yang tersedia. Apalagi informasi yang

dibutuhkan tidak berasal langsung dari sumbernya. Untuk itu manajemen

sebagai pengguna informasi membutuhkan suatu sistem pendukung

(support systems) yang mampu meningkatkan pengambilan keputusannya,

terutama untuk kondisi yang tidak terstruktur atau pun sistem pendukung

untuk tingkatan tertentu saja.

Ada dua alasan penting mengapa manajemen membutuhkan sistem

pendukung yang mampu untuk meningkatkan pengambilan keputusannya.

1. Keputusan untuk membangun sistem informasi yang dapat memenuhi

kebutuhan manajemen tingkat atas.

Dengan hanya mengandalkan sistem informasi manajemen tanpa

bantuan sistem pendukungnya, sulit bagi manajemen terutama di

tingkat atas untuk mengambil keputusan yang strategis. Hal ini

disebabkan karena umumnya pengambilan keputusan yang strategis

tersebut lebih bersifat kebijakan dengan dampak luas dan/atau pada

situasi yang tidak terstruktur.

Contoh:

Terkait dengan kelangkaan BBM dibeberapa wilayah di Indonesia telah

mendorong upaya beberapa pihak yang tidak bertanggungjawab untuk

melakukan penimbunan. Untuk itu manajemen di Departemen Energi

dan Sumber Daya Mineral (ESDM) sebagai lembaga pengatur yang

bertanggungjawab untuk memerintahkan Pertamina yang mengelola

BBM harus dengan cepat mengambil keputusan yang strategis atas

gejala penimbunan sehingga dapat mengatur strategi distribusi dan

pemasaran dalam upaya mengatasi kelangkaan dan penimbunan.

2. Kebutuhan untuk menciptakan pelaporan dan proses pengambilan

keputusan yang memiliki arti (makna).

Manajemen di sini di dorong untuk bagaimana mengembangkan

pelaporan yang lebih baik lagi untuk pengukuran kinerja aktivitas yang

dilaksanakannya dan menginformasikan berbagai tipe pengambilan

keputusan yang baru. Dengan bantuan sistem pendukung yang

disiapkan, maka hal ini akan lebih memungkinkan manajemen untuk

mendapatkan pelaporan dan proses pengambilan keputusan yang lebih

baik lagi.

Selain dua alasan yang dikemukakan di atas, masih ada beberapa alasan

lainnya mengapa sistem pendukung dibutuhkan dalam melengkapi sistem

informasi manajemen yang ada, yaitu:

1. untuk melengkapi sistem informasi manajemen yang tersedia adalah

karena sistem ini tentunya akan lebih mempercepat perhitungan,

2. untuk mengatasi kelemahan-kelemahan sistem informasi manajemen

yang ada terutama dalam menyajikan informasi yang tidak terstruktur

atau informasi yang hanya diperuntukkan untuk manajemen tingkat

atas,

3. untuk meningkatkan kemampuan dalam pemrosesan dan penyimpanan

data dan informasi, mengurangi biaya, mendukung aspek teknis dalam

pengambilan keputusan, dan

4. untuk mendukung kualitas, dan memberikan keunggulan kompetitif

bagi penggunanya.

Banyak sistem pendukung yang tersedia dan mampu melengkapi sistem

informasi manajemen yang ada. Beberapa sistem pendukung yang akan

dibahas di sini, di antaranya adalah:

Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan/Decision-Support Systems

(DSS)

Sistem Kelompok Pendukung Pengambilan Keputusan/Group Decision-

Support Systems (GDSS)

Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan Eksekutif/Executive-

Support Systems (ESS)

Sistem Pakar/Expert System

Keempat sistem pendukung tersebut, dapat mendukung pengambilan

keputusan dengan sejumlah cara. Sistem pendukung ini dapat dengan

otomatis melakukan prosedur-prosedur pengambilan keputusan tertentu.

Contoh:

Penentuan sistem distribusi BBM agar kelangkaan dipasar dapat segera di

atasi, penetapan harga eceran tertinggi untuk tetap menjaga pasar

mendapatkan jumlah persediaan yang paling tepat pada saat dibutuhkan,

menjaga persediaan pada jumlah yang paling optimal dan memaksimalkan

permintaan pengguna dan menjaga tingkat kelancaran distribusinya.

Sistem pendukung ini juga mampu untuk menyajikan informasi atas

berbagai aspek untuk pengambilan keputusan pada situasi yang beragam.

Akhirnya, sistem pendukung ini juga akan mampu menstimulir inovasi

dalam pengambilan keputusan dengan menggali berbagai alternatif solusi

yang ditawarkan. Kemampuan menggali hasil dari alternatif skenario

yang ditawarkan, penggunaan informasi yang tepat dan akurat, dan

penyajian berbagai alat bantu untuk memudahkan proses pengambilan

keputusan pada akhirnya dapat membantu para manajer dalam membuat

keputusan yang akan membantu aktivitas yang ada dalam mencapai

tujuannya yang strategis.

B. Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan – Decision Support Systems

(DSS)

Sistem pendukung pengambilan keputusan kelompok (DSS) adalah sistem

berbasis komputer yang interaktif, yang membantu pengambil keputusan

dalam menggunakan data dan model untuk menyelesaikan masalah yang

tidak terstruktur. Sistem pendukung ini membantu pengambilan

keputusan manajemen dengan menggabungkan data, model-model dan

alat-alat analisis yang komplek, serta perangkat lunak yang akrab dengan

tampilan pengguna ke dalam satu sistem yang memiliki kekuatan besar

(powerful) yang dapat mendukung pengambilan keputusan yang semi atau

tidak terstruktur. DSS menyajikan kepada pengguna satu perangkat alat

yang fleksibel dan memiliki kemampuan tinggi untuk analisis data

penting. Dengan kata lain, DSS menggabungkan sumber daya intelektual

seorang individu dengan kemampuan komputer dalam rangka

meningkatkan kualitas pengambilan keputusan. DSS diartikan sebagai

tambahan bagi para pengambil keputusan, untuk memperluas kapabilitas,

namun tidak untuk menggantikan pertimbangan manajemen dalam

pengambilan keputusannya.

Dalam suatu penelitiannya Steven S. Alter mengembangkan satu

taksonomi dari enam jenis DSS yang didasarkan pada tingkat dukungan

pemecahan masalah. Keenam jenis tersebut tampak pada Gambar berikut:

Jenis DSS yang memberikan dukungan paling sedikit adalah jenis yang

memungkinkan manajer mengambil hanya sebagian kecil informasi

(unsur-unsur informasi) seperti terlihat pada kolom 1 gambar di atas.

Manajer dalam hal ini dapat bertanya pada database untuk mendapatkan

angka/jumlah tingkat penyerapan anggaran pada satu satker dibawah

lingkup kerjanya.

Jenis DSS yang memberikan dukungan yang sedikit lebih tinggi

memungkinkan baginya menganalisis seluruh isi file mengenai tingkat

penyerapan anggaran pada unit-unit lain yang terkait. Contohnya adalah

laporan gaji bulanan pegawai yang disiapkan dari file gaji.

Dukungan yang lebih lagi diberikan oleh sistem yang menyiapkan laporan

total penyerapan anggaran biaya pegawai dan tunjangan-tunjangan yang

diterimanya yang diolah dari berbagai file sistem penggajian.

DSS juga memungkinkan para manajer untuk melihat dampak-dampak yang mungkin timbul dari berbagai keputusan yang diambil yang disebut

model yang dapat memperkirakan dampak sebuah keputusan. Sebagai

contoh: Para calon Bupati/Walikota suatu daerah dalam rangka suatu

Pilkada menjanjikan akan menggratiskan biaya pendidikan sampai tingkat

tertentu atau menggratiskan biaya pengobatan ditingkat Puskemas, maka

dampak keputusan tersebut diperkirakan jumlah pemilih akan meningkat

secara signifikan, atau justru para pemilih sama sekali tidak

mempercayainya karena hanya dianggap sebagai janji kosong belaka.

Model tersebut tidak dapat menentukan apakah janji kampanye tersebut

merupakan suatu keputusan terbaik, mereka hanya dapat menentukan

apa yang mungkin terjadi jika keputusan itu dibuat.

DSS dimaksudkan untuk melengkapi sistem informasi manajemen dalam

meningkatkan pengambilan keputusan. Sistem informasi manajemen

terutama menyajikan informasi mengenai kinerja aktivitas untuk

membantu manajemen memonitor dan mengendalikan kegiatan. Sistem

informasi manajemen ini umumnya menghasilkan pelaporan yang

terjadwal secara reguler dan tetap, berdasarkan data yang diperoleh dan

diikhtisarkan dari sistem pemrosesan kegiatan atau transaksi yang

dilaksanakan. Format atau bentuk dari pelaporan-pelaporan ini umumnya

sudah ditentukan sebelumnya (baku). Satu bentuk pelaporan berbasiskan

sistem informasi manajemen mungkin menunjukkan suatu ikhtisar

realisasi penyerapan anggaran per bulan untuk setiap satuan kerja pada

suatu instansi. Kadangkala laporan sistem informasi manajemen ini

merupakan laporan eksepsi (exception reports), yaitu hanya menyoroti

kondisi-kondisi yang khusus. Sistem informasi manajemen yang tradisional

umumnya menyajikan pelaporan yang tercetak (hard copy reports).

Dewasa ini, pelaporan yang semacam itu dapat diperoleh secara on-line

melalui intranet dan mungkin lebih banyak lagi laporan yang dapat

dihasilkan berdasarkan kebutuhan. Jika MIS menyajikan kepada penggunanya data atau informasi untuk pengambilan keputusan yang

sudah pasti dan tetap (terstruktur atau rutin), maka DSS menyajikan

seperangkat kemampuan untuk keputusan yang sifatnya tidak terstruktur,

di mana DSS lebih menekankan pada pengambilan keputusan atas situasi

yang dengan cepat mengalami perubahan, kondisi yang memerlukan

fleksibilitas, dan berbagai keputusan untuk respon yang segera.

Ada dua tipe DSS yang dikenal, yaitu: Model-driven DSS dan Data-driven

DSS. Jenis DSS yang pertama merupakan suatu sistem yang berdiri sendiri

terpisah dari sistem informasi organisasi secara keseluruhan. DSS ini

sering dikembangkan langsung oleh masing-masing pengguna dan tidak

langsung dikendalikan dari divisi sistem informasi. Kemampuan analisis

dari DSS ini umumnya dikembangkan berdasarkan model atau teori yang

ada dan kemudian dikombinasikan dengan tampilan pengguna yang

membuat model ini mudah untuk digunakan.

Contoh dari model-driven DSS ini yang dipergunakan diperusahaan

pelayaran yaitu voyage estimating decision support systems. DSS ini

mempunyai kemampuan/kapabilitas untuk menghitung rincian pelayaran

baik untuk masalah keuangan maupun perhitungan teknis. Penghitungan

aspek keuangan meliputi biaya untuk pelayaran (bahan bakar, upah

pekerja, dan modal yang dibutuhkan), tarif angkut untuk berbagai tipe

pengiriman kargo, dan biaya pelabuhan. Rincian teknis meliputi faktorfaktor

yang berhubungan dengan masalah pelayaran, seperti: kapasitas

kargo, kecepatan, jarak, konsumsi bahan bakar dan kebutuhan air, serta

pola bongkar muat. Sistem ini dapat menjawab berbagai pertanyaan,

seperti: Kapal mana yang digunakan untuk memberikan keuntungan yang

maksimum? Berapa kecepatan optimal yang dapat memaksimumkan

keuntungan? Apa tipe dari bongkar muat yang optimal? DSS ini dapat

dioperasikan dalam sebuah desktop komputer yang menyajikan sistem

menu yang membuat pengguna mudah untuk memasukkan data atau mendapatkan informasi.

Jenis DSS yang kedua, data-driven DSS, menganalisis sejumlah besar data

yang ada atau tergabung di dalam sistem informasi organisasi. DSS ini

membantu untuk proses pengambilan keputusan dengan memungkinkan

para pengguna untuk mendapatkan informasi yang bermanfaat dari data

yang tersimpan di dalam database yang besar. Banyak organisasi atau

perusahaan mulai membangun DSS ini untuk memungkinkan para

pelanggannya memperoleh data dari website-nya atau data dari sistem

informasi organisasi yang ada.

Decision Support Systems meliputi berbagai komponen yang termuat di

dalam sistem pendukung ini, yaitu:

DSS database:

Kumpulan data berjalan atau historis dari sejumlah aplikasi.

Komponen ini digunakan untuk menanyakan dan menganalisis data.

Database ini dapat berupa PC database atau massive database.

DSS software system:

Kumpulan dari perangkat lunak yang digunakan untuk menganalisis

data, seperti: On-Line Analytical Processing (OLAP) tools, datamining

tools, atau kumpulan dari model-model matematika dan analisa yang

mudah untuk diakses oleh para pengguna DSS. Model ini dapat berupa

model fisik (model rancangan ruang kerja, taman, dan model pesawat

terbang), model perhitungan matematika (seperti: persamaan,

alogaritma, anuitas, cicilan bunga kredit), atau model verbal (seperti:

deskripsi suatu prosedur untuk penulisan suatu perintah kerja/order).

Masing-masing DSS dibangun untuk seperangkat tujuan tertentu dan

akan menghasilkan berbagai kumpulan model tergantung pada

kebutuhan dan tujuannya. Perangkat lunak sistem DSS yang umum juga dapat berupa model

statistik yang memuat berbagai fungsi statistik, antara lain: means,

medians, deviations, dan scatter plots. Perangkat lunak ini memiliki

kapabilitas untuk memproyeksikan ke depan mengenai outcomes

dengan cara menganalisis sekumpulan data. Perangkat lunak model

statistik ini dapat digunakan untuk membantu membangun hubungan,

seperti: menghubungkan produktivitas pegawai dikaitkan dengan

faktor usia, pendapatan yang diterima, atau faktor lain yanng

berpengaruh di dalam lingkungan masyarakat. Optimalisasi model

menentukan alokasi sumber-sumber yang optimal untuk

memaksimalkan atau meminimalkan variabel tertentu, seperti: biaya

atau waktu.

DSS banyak diterapkan di organisasi-organisasi yang sudah mapan. Banyak

cara yang digunakan untuk menerapkan DSS untuk membantu

mempertajam proses pengambilan keputusan. Kapabilitas yang melekat

pada DSS sangat membantu organisasi-organisasi yang menggunakannya

untuk memungkinkan terciptanya koordinasi proses kegiatan baik internal

maupun eksternal dengan cara yang lebih akurat.

Berikut beberapa contoh organisasi atau perusahaan yang memanfaatkan

DSS dalam aktivitas operasi atau usaha yang dilaksanakan:

Jenis Industri

Tujuan Penerapan DSS

Industri Asuransi

Menentukan pola penutupan asuransi dan

deteksi kemungkinan kecurangan (fraud).

Industri Perbankan

Memperbarui profil atau data nasabah.

Perusahaan Manufaktur

Menentukan kebutuhan persediaan bahan

baku yang paling optimal dan efisien.

Pertumbuhan volume kegiatan/transaksi secara elektronis yang

meningkat tajam telah mendorong banyak organisasi untuk

mengembangkan DSS di mana pelanggan dan pegawai dapat mengambil

manfaat dari sumber-sumber informasi yang tersedia di internet dan

kapabilitas dari website yang memungkinkan komunikasi untuk berbagai

aktivitas.



DSS yang didasarkan pada web dan internet dapat mendukung

pengambilan keputusan dengan menyajikan akses on-line terhadap

berbagai database dan informasi dengan menggunakan perangkat lunak

untuk analisis data. Beberapa DSS memang difasilitasikan untuk

membantu manajemen, namun tersedia pula DSS yang mampu untuk

menarik pelanggan dengan cara menyediakan berbagai informasi dan alat

yang dapat membantu mereka untuk mengambil keputusan pada saat

mereka menyeleksi jasa dan produk. Dewasa ini, banyak orang lebih

menggunakan informasi yang banyak tersedia dari sumber-sumber yang

ditawarkan untuk membantu mengambil keputusan membeli sesuatu,

misal: keputusan untuk membeli mobil atau komputer, sebelum

berinteraksi langsung dengan petugas penjualannya. Customer decisionsupport

systems (CDSS) sangat membantu pelanggan yang ada atau

potensial dalam proses pengambilan keputusan.

Banyak orang tertarik dalam melakukan proses pembelian barang atau

jasa menggunakan mesin pencari internet (search engines) atau on-line

catalogs, web directories, e-mail, atau alat-alat lainnya untuk

menentukan lokasi informasi yang dibutuhkan dalam rangka

membantunya dalam proses pengambilan keputusan. Banyak organisasi

atau perusahaan telah mengembangkan website untuk anggota atau

pelanggannya yang ada dan potensial di mana berbagai informasi, model,

atau alat-alat analisis lain disediakan untuk mengevaluasi alternatif untuk

memudahkan pengambilan keputusan yang akan dilakukannya. Web-based

DSS telah menjadi sesuatu yang populer dan sangat memberikan manfaat

yang besar bagi para anggota atau pelanggan yang dituju organisasi atau

perusahaan tersebut.

Dari uraian di atas mengenai DSS, maka beberapa karakteristik dan

kapabilitas DSS yang dapat diidentifikasi adalah sebagai berikut:

Sistem ini memberikan dukungan bagi pengambil keputusan, terutama

dalam situasi semi-terstruktur atau tidak-terstruktur.

Sistem ini memberikan dukungan untuk berbagai tingkatan

manajemen, mulai dari tingkat manajemen puncak hingga ke tingkat

manajemen yang paling bawah dan para pegawai lainnya.

DSS memberikan dukungan untuk beragam tipe dan proses

pengambilan keputusan yang harus dilakukan.

DSS dapat beradaptasi terhadap waktu dan fleksibel; pengguna dapat

menambah, menghapus, mengkombinasikan, mengubah, atau menata

kembali elemen-elemen dasar.

Tampilan DSS akrab dengan pengguna, memiliki kapabilitas yang

besar, dan dirancang agar dapat interaktif sehingga mudah untuk

digunakan.

DSS mampu untuk meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan

dengan fokus pada keakuratan, ketepatan waktu, dan kualitas hasil,

serta mengefisiensikan biaya dalam proses pengambilan keputusan.

Pengambil keputusan memiliki kendali yang lengkap atas seluruh

langkah proses pengambilan keputusan dalam pemecahan masalah.

Pengguna-akhir mampu mengkonstruksi dan memodifikasi sistem yang

sederhana oleh mereka sendiri. Sedangkan untuk sistem yang lebih

besar, biasanya dapat dibangun dengan dukungan dari spesialis sistem

informasi.

DSS biasanya menggunakan model-model dalam analisis situasi

pengambilan keputusan yang mudah untuk dioperasikan oleh

pengguna.

Sistem ini memberikan dukungan bagi pengambil keputusan, terutama

dalam situasi semi-terstruktur atau tidak-terstruktur.

Sistem ini memberikan dukungan untuk berbagai tingkatan

manajemen, mulai dari tingkat manajemen puncak hingga ke tingkat

manajemen yang paling bawah dan para pegawai lainnya.

DSS memberikan dukungan untuk beragam tipe dan proses

pengambilan keputusan yang harus dilakukan.

DSS dapat beradaptasi terhadap waktu dan fleksibel; pengguna dapat

menambah, menghapus, mengkombinasikan, mengubah, atau menata

kembali elemen-elemen dasar.

Tampilan DSS akrab dengan pengguna, memiliki kapabilitas yang

besar, dan dirancang agar dapat interaktif sehingga mudah untuk

digunakan.

DSS mampu untuk meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan

dengan fokus pada keakuratan, ketepatan waktu, dan kualitas hasil,

serta mengefisiensikan biaya dalam proses pengambilan keputusan.

Pengambil keputusan memiliki kendali yang lengkap atas seluruh

langkah proses pengambilan keputusan dalam pemecahan masalah.

Pengguna-akhir mampu mengkonstruksi dan memodifikasi sistem yang

sederhana oleh mereka sendiri. Sedangkan untuk sistem yang lebih

besar, biasanya dapat dibangun dengan dukungan dari spesialis sistem

informasi.

DSS biasanya menggunakan model-model dalam analisis situasi

pengambilan keputusan yang mudah untuk dioperasikan oleh

pengguna.

C. Sistem Kelompok Pendukung Pengambilan Keputusan - Group Decision

Support Systems (GDSS)

Sudah merupakan suatu fakta yang sangat lazim bahwa para pimpinan

(manajer) suatu instansi jarang sekali dapat memecahkan masalahnya

sendirian. Komite, tim kerja, tim proyek dan gugus tugas yang banyak

dibentuk dalam organisasi pemerintahan merupakan pendekatan

kelompok untuk pemecahan masalah.

GDSS merupakan sistem berbasis komputer yang interaktif untuk

memudahkan pencapaian solusi oleh sekelompok pengambil keputusan

atas permasalahan yang sifatnya tidak terstruktur. GDSS dikembangkan

untuk menjawab tantangan terhadap kualitas dan efektivitas

pengambilan keputusan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang

(kelompok orang). Permasalahan yang perlu digarisbawahi untuk

pengambilan keputusan yang dilakukan oleh sekelompok orang antara lain

adalah banyaknya para pengambil keputusan, waktu yang harus

dialokasikan, dan meningkatnya peserta yang ada. GDSS memberikan

dukungan pada pemecahan masalah dengan menyediakan suatu

pengaturan yang mendukung komunikasi bagi anggota yang tergabung

dalam kelompok. Pada tiap keadaan para anggota kelompok dapat bertemu pada waktu

yang bersamaan atau berbeda. Pertemuan dalam waktu yang sama

biasanya disebut rapat, pertemuan/meeting, sedangkan pada waktu yang

berbeda komunikasi dilakukan melalui surat elektronik (e-mail).

Penggunaan GDSS mampu untuk mengatasi berbagai masalah atau potensi

masalah yang mungkin akan timbul. Beberapa manfaat yang dapat

diperoleh dengan penggunaan GDSS ini, antara lain adalah:

1. Meningkatkan perencanaan awal, yaitu untuk membuat diskusi atau

pertemuan menjadi lebih efektif dan efisien.

2. Meningkatkan partisipasi, sehingga setiap peserta dari berbagai latar

belakang dapat memberikan kontribusinya dengan optimal.

3. Menciptakan iklim yang lebih terbuka dan kolaboratif, yaitu tanpa

membuat pihak yang tingkatannya lebih rendah merasa takut dan

terancam. Dan juga tidak membuat pihak yang tingkatannya lebih

tinggi mendominasi jalannya suatu rapat, pertemuan/meeting.

4. Setiap ide yang ditawarkan bebas dari kritik, memungkinkan peserta

rapat, pertemuan/meeting mengkontribusikan ide atau pendapatnya

tanpa takut untuk dikritik.

5. Evaluasi yang objektif, menciptakan atmosfir di mana suatu ide akan

dievaluasi secara objektif dan tidak memandang siapa yang

memberikan ide tersebut.

6. Menghasilkan ide organisasi, yaitu bagaimana tetap memfokuskan

pada tujuan rapat, pertemuan/meeting, mencari cara yang paling

efisien untuk mengorganisir ide yang dihasilkan dalam sesi

brainstorming, dan mengevaluasi ide dalam batasan waktu yang

paling sesuai.

7. Menetapkan prioritas dan mengambil keputusan, yaitu mencari cara

untuk menampung seluruh pemikiran dalam pengambilan keputusan.

8. Dokumentasi hasil rapat, pertemuan/meeting, sehingga seluruh

peserta dapat memperoleh dokumen yang lengkap dan terorganisir

yang dibutuhkan untuk melanjutkan pekerjaan dari projek atau

aktivitas yang dievaluasi.

9. Mampu melakukan akses informasi eksternal, yang memungkinkan

ketidaksepakatan yang signifikan dan faktual dapat diselesaikan

dengan tepat waktu, sehingga memungkinkan meeting dapat terus

dilanjutkan dan produktif.

10. Menghasilkan notulen hasil diskusi, sehingga pihak yang tidak dapat

berpartisipasi langsung dapat tetap memahami hasil dan isi dari

meeting.

Permasalahan yang mungkin timbul dalam GDSS adalah karena

digunakannya berbagai metode baru untuk mengorganisir dan

melaksanakan rapat, pertemuan/meeting maka mungkin ada keengganan

atau penolakan di awal dari penggunaan GDSS ini. Berbagai teknik seperti

teknik fasilitasi, brainstorming, dan atmosfir yang terbuka dan transparan

harus mulai dikembangkan sebagai langkah awal untuk menggunakan

GDSS ini.

Dalam pemanfaatan GDSS ini, maka beberapa alat dalam perangkat lunak

yang dibutuhkan di sini, antara lain adalah:

1. Kuesioner Elektronik; alat ini membantu untuk membuat perencanaan

awal dengan mengidentifikasi permasalahan yang menjadi perhatian

dan membantu memastikan bahwa informasi yang penting tidak

terlewatkan.

2. Sarana Diskusi Elektronik; memungkinkan kelompok orang yang terlibat untuk secara bersama dan tanpa diketahui (tetap terjaga

kerahasiaannya) untuk mengkontribusikan ide atau pemikirannya atas

topik yang dibahas dalam kelompok.

3. Pengelola Ide; memudahkan integrasi yang diorganisir dan sintesa ide

yang dihasilkan selama proses brainstorming.

4. Alat Pembuat Kuesioner; mendukung fasilitator dan pimpinan

kelompok untuk pengumpulan informasi, sebelum maupun selama

proses penetapan prioritas.

5. Alat untuk voting; memberikan kemudahan dengan menyediakan

metode atau teknik untuk penetapan prioritas atau voting.

6. Alat identifikasi dan analisa stakeholder; menggunakan pendekatan

yang terstruktur untuk mengevaluasi dampak usulan yang timbul di

organisasi dan mengidentifikasi serta menilai dampak potensial dari

proyek yang diusulkan.

7. Alat pernyataan kebijakan; menyajikan dukungan yang terstruktur

untuk pengembangan kesepakatan atas penggunaan kata-kata dalam

pernyataan kebijakan.

8. Istilah-istilah group; mendokumentasikan kesepakatan kelompok atas

kata-kata dan istilah-istilah yang disepakati.

Banyak keputusan besar organisasi yang dibuat oleh kelompok (group).

Sayangnya, mengumpulkan suatu kelompok secara bersama-sama dalam

suatu tempat pada suatu waktu adalah pekerjaan yang sulit dan mahal. Di

sisi lain, rapat kelompok tradisional, seperti penyusunan pedoman atau

kebijakan di instansi pemerintah pusat maupun daerah, sering sekali

memakan waktu lama dan dapat menghasilkan keputusan yang kurang

bermanfaat.

Karena itu, banyak sistem informasi berbasis komputer yang mencoba meningkatkan kerja kelompok tersebut, seperti groupware, electronic

meeting systems, collaborative systems, dan group decision sistem

pendukung (GDSS).

GDSS terdiri dan suatu perangkat lunak, perangkat keras, komponen

bahasa, dan prosedur, yang mendukung suatu kelompok orang yang

sedang terlibat dalam pertemuan yang ada hubungannya dengan

pengambilan keputusan. Sistem ini adalah sistem berbasis komputer yang

memfasilitasi pemecahan atas masalah tidak terstruktur oleh suatu

kelompok pengambil keputusan.

Komponen GDSS terdiri dari perangkat keras, perangkat lunak, manusia,

dan prosedur. Komponen-komponen ini dirangkai guna mendukung proses

untuk mencapai suatu keputusan kelompok

Karakteristik penting dari GDSS adalah sebagai berikut:

1. GDSS adalah sistem informasi yang dirancang secara khusus, bukan

secara sederhana, yang merupakan konfigurasi dari komponen sistem

yang telah ada.

2. Sistem ini dirancang untuk tujuan mendukung kelompok pengambil

keputusan dalam melaksanakan tugasnya. Karenanya, GDSS harus

meningkatkan proses pengambilan keputusan atau hasil dari suatu

kelompok.

3. GDSS mudah untuk dipelajari dan digunakan. Sistem ini

mengakomodasikan pengguna dengan berbagai tingkatan pengetahuan

komputerisasi.

4. GDSS dapat dirancang untuk satu tipe masalah atau untuk beragam

tingkatan kelompok organisasi keputusan.

5. GDSS dirancang untuk mendorong aktivitas-aktivitas, seperti

penghasilan ide, penyelesaian konflik, dan pemberian pendapat yang penggunaan teknologinya.

D. Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan Eksekutif/Executive

Support Systems (ESS)

Istilah eksekutif dalam pembahasan ini diterapkan untuk pengertian yang

agak bebas. Tidak terdapat suatu garis batas yang jelas memisahkan

eksekutif dari para pimpinan atau manajer lain. Istilah ini digunakan

untuk mengidentifikasi manajer pada tingkat atas dari hierarki organisasi

yang berpengaruh kuat dalam sebuah institusi/lembaga/departemen.

Dalam sistem pendukung pengambilan keputusan eksekutif istilah

executive support system (ESS) sering dipertukarkan dengan executive

information system (EIS). Namun, ada juga yang membedakan keduanya.

Jika dibedakan, EIS sering didefinisikan sebagai sistem informasi berbasis

komputer yang menyajikan kebutuhan informasi eksekutif puncak. Sistem

ini memberikan akses cepat atas informasi dan laporan manajamen. Di

sisi lain, ESS adalah sistem pendukung komprehensif yang mempunyai ke lokasi, dan faktor penghambat dapat segera diidentifikasi.

Faktor keberhasilan kritikal dapat dimonitor dengan lima tipe informasi,

yaitu narasi masalah kritikal, diagram penjelas, keuangan tingkat puncak,

faktor kunci, dan laporan pertanggungjawaban terinci. Dengan status

akses, top eksekutif dapat memantau data atau laporan terakhir

mengenai indikator kunci melalui jaringan kapan saja. Pemantauan dapat

dilakukan secara harian atau setiap jam.





Kemampuan analisis kebanyakan dimiliki oleh ESS. Top eksekutif dapat menggunakan ESS untuk melakukan analisis sesuai dengan kebutuhannya.

Analisis dapat dilakukan oleh top eksekutif dengan menggunakan fungsi

yang sudah ada, mengintegrasikan sistem lain dengan ESS, atau analisis

dengan menggunakan agen intelejen.

Dengan adanya pelaporan eksepsi, top eksekutif dapat memberikan

perhatian khusus atas perbedaan yang terjadi dengan standar yang ada.

Dengan pelaporan ini, top eksekutif dapat memfokuskan perhatiannya

pada suatu keadaan atau kinerja yang buruk.

Hal-hal kritis, dengan ESS, disajikan tidak saja dalam angka-angka, tetapi

juga dengan warna. Misalnya, hijau menunjukkan kondisi baik, kuning

untuk peningatan, dan merah untuk menggambarkan kondisi yang buruk.

Kemampuan navigasi informasi adalah kemampuan untuk menjelajah

informasi berbagai data secara mudah dan cepat. Untuk meningkatkan kemampuan ini, dapat digunakan hypermedia (yang merupakan

pengembangan dari teknologi hypertext).

Sistem komunikasi sangat dibutuhkan oleh top ekskutif. Dalam ESS,

sistem komunikasi dapat mengirim atau menerima e-mail, mengirim

laporan untuk mendapatkan perhatian seseorang, memanggil rapat, atau

memberikan komentar ke suatu kelompok diskusi di Internet.

E. Sistem Pakar - Expert Systems (ES)

Para ahli atau pakar biasanya memiliki pengetahuan (knowledge) dan

pengalaman khusus untuk masalah tertentu. Mereka paham betul

alternatif pemecahan, kemungkinan keberhasilannya, serta keuntungan

dan kerugian yang mungkin timbul. Mereka biasanya digunakan oleh

instansi untuk memberi nasehat atas masalah tertentu, seperti pada

Departemen Pertahanan masalah pembelian peralatan militer yang

teknologinya canggih, penyelesaian tuntutan pembubaran Bisnis TNI,

perampingan/reorganisasi departemen, dan strategikomunikasi dengan

media massa. Makin tidak terstruktur masalahnya, makin spesialis

nasehat yang dibutuhkan dari mereka.

Expert systems (ES) mencoba untuk meniru pengetahuan pakar tersebut.

Sistem ini biasanya digunakan jika organisasi harus memberikan

keputusan atas suatu masalah yang kompleks. Secara khusus, ES adalah

paket komputer untuk memecahkan atau mengambil keputusan atas

suatu masalah spesifik atau terbatas, yang kemampuan pemecahannya

dapat sama atau melebihi suatu tingkat kemampuan seorang pakar.

Ide dasar di balik ES, yang merupakan teknologi intelejensia buatan

terapan, sebenarnya sederhana, yaitu memindahkan keahlian seorang

atau beberapa orang pakar ke komputer. Pengetahuan pakar ini kemudian

disimpan dalam komputer. Pengguna tinggal memanggil komputer untuk meminta saran yang dibutuhkan dapat melakukan inferensi (inference)

agar sampai kepada suatu simpulan khusus. Karena itu, seperti seorang

konsultan, sistem ini dapat memberikan saran kepada seseorang yang

bukan pakar dan jika diperlukan juga dapat menjelaskan logika di

belakang sarannya tersebut.

ES bisa dibagi dalam dua bagian: lingkungan pengembangan (development

environment) dan lingkungan konsultasi (consultation environment).

Lingkungan pengembangan digunakan oleh pengembang ES untuk

membangun komponen komponen ES dan menempatkan pengetahuan

(knowledge) pada basis pengetahuan (knowledge base). Lingkungan

konsultansi digunakan oleh non-pakar untuk memperoleh pengetahuan

dan nasehat para pakar yang disimpan di sistem.

Tiga komponen utama yang biasanya ada dalam ES adalah basis

pengetahuan, mesin inferensi (inference engine), dan tampilan pengguna

(user interface). Namun demikian, secara umum, suatu ES mengandung

komponen-komponen berikut:

1. Subsistem pemerolehan pengetahuan (knowledge acquisition sub

system). Pemerolehan pengetahuan adalah pengumpulan,

pemindahan, dan pentransformasian keahlian pemecahan masalah

para pakar atau pendokumentasian sumber-sumber pengetahuan ke

program komputer yang digunakan untuk mengkonstruksikan atau

memperluas basis pengetahuan. Karena pemerolehan pengetahuan

dari para pakar adalah pekerjaan yang kompleks, biasanya dibutuhkan

perantara, yaitu teknisi pengetahuan (knowledge engineer).

2. Basis pengetahuan. Basis pengetahuan mengandung pengetahuan yang

diperlukan untuk memahami, memformulasikan, dan memecahkan

masalah. Basis ini terdiri dari dua elemen utama, yaitu fakta dan

kelaziman (rule). Informasi dalam basis pengetahuan dimuat dalam program komputer melalui suatu proses yang disebut representasi

pengetahuan (knowledge representation).

3. Mesin inferensi. Otak dari sistem pakar adalah mesin inferensi, yang

juga dikenal sebagai stuktur pengendali (control structure) atau

penginterpretasi kelaziman (rule interpreter). Mesin inferensi

biasanya memiliki tiga elemen utama, yaitu suatu penginterpretasi

(interpreter), penjadwalan (scheduler), dan penegak konsistensi

(consistency enforcer).

4. Pengguna.

5. Tampilan pengguna.

6. Papan belakang (ruang kerja). Papan belakang adalah suatu area

memori kerja untuk menguraikan kondisi yang ada, yang ditentukan

oleh data masukan.

7. Subsistem penjelasan (penjustifikasi). Subsistem ini dapat menelusuri

tanggung jawab atas simpulan-simpulan yang diberikan kepada

sumbernya. Biasanya, secara interaktif, subsistem ini menjawab

pertanyaan seperti: Kenapa suatu pertanyaan diajukan oleh ES?

Bagaimana suatu simpulan dicapai? Kenapa alternatif tertentu justru

ditolak?

8. Sistem pengurai pengetahuan (knowledge refining system). Sistem ini

menganalisis pengetahuannya sendiri dan penggunaannya, belajar dari

ini, dan meningkatkannya untuk konsultasi berikutnya.