A. Pengambilan Keputusan
Sesuai dengan tujuannya, sistem informasi manajemen diharapkan
mampu membantu setiap orang yang membutuhkan pengambilan
keputusan dengan lebih tepat dan akurat. Namun disadari bahwa dengan
berbagai peran yang dimiliki dalam aktivitas yang dilaksanakannya, setiap
orang berusaha untuk dapat memenuhi tugas dan tanggung jawab yang
dibebankan kepadanya dengan baik.
Dalam usaha memecahkan suatu masalah, pemecah masalah mungkin
membuat banyak keputusan. Keputusan merupakan rangkaian tindakan
yang perlu diikuti dalam memecahkan masalah untuk menghindari atau
mengurangi dampak negatif, atau untuk memanfaatkan kesempatan.
Kondisi ini menjadi tidak mudah dengan semakin rumitnya aktivitas dan
keterbatasan sumber daya yang tersedia. Apalagi informasi yang
dibutuhkan tidak berasal langsung dari sumbernya. Untuk itu manajemen
sebagai pengguna informasi membutuhkan suatu sistem pendukung
(support systems) yang mampu meningkatkan pengambilan keputusannya,
terutama untuk kondisi yang tidak terstruktur atau pun sistem pendukung
untuk tingkatan tertentu saja.
Ada dua alasan penting mengapa manajemen membutuhkan sistem
pendukung yang mampu untuk meningkatkan pengambilan keputusannya.
1. Keputusan untuk membangun sistem informasi yang dapat memenuhi
kebutuhan manajemen tingkat atas.
Dengan hanya mengandalkan sistem informasi manajemen tanpa
bantuan sistem pendukungnya, sulit bagi manajemen terutama di
tingkat atas untuk mengambil keputusan yang strategis. Hal ini
disebabkan karena umumnya pengambilan keputusan yang strategis
tersebut lebih bersifat kebijakan dengan dampak luas dan/atau pada
situasi yang tidak terstruktur.
Contoh:
Terkait dengan kelangkaan BBM dibeberapa wilayah di Indonesia telah
mendorong upaya beberapa pihak yang tidak bertanggungjawab untuk
melakukan penimbunan. Untuk itu manajemen di Departemen Energi
dan Sumber Daya Mineral (ESDM) sebagai lembaga pengatur yang
bertanggungjawab untuk memerintahkan Pertamina yang mengelola
BBM harus dengan cepat mengambil keputusan yang strategis atas
gejala penimbunan sehingga dapat mengatur strategi distribusi dan
pemasaran dalam upaya mengatasi kelangkaan dan penimbunan.
2. Kebutuhan untuk menciptakan pelaporan dan proses pengambilan
keputusan yang memiliki arti (makna).
Manajemen di sini di dorong untuk bagaimana mengembangkan
pelaporan yang lebih baik lagi untuk pengukuran kinerja aktivitas yang
dilaksanakannya dan menginformasikan berbagai tipe pengambilan
keputusan yang baru. Dengan bantuan sistem pendukung yang
disiapkan, maka hal ini akan lebih memungkinkan manajemen untuk
mendapatkan pelaporan dan proses pengambilan keputusan yang lebih
baik lagi.
Selain dua alasan yang dikemukakan di atas, masih ada beberapa alasan
lainnya mengapa sistem pendukung dibutuhkan dalam melengkapi sistem
informasi manajemen yang ada, yaitu:
1. untuk melengkapi sistem informasi manajemen yang tersedia adalah
karena sistem ini tentunya akan lebih mempercepat perhitungan,
2. untuk mengatasi kelemahan-kelemahan sistem informasi manajemen
yang ada terutama dalam menyajikan informasi yang tidak terstruktur
atau informasi yang hanya diperuntukkan untuk manajemen tingkat
atas,
3. untuk meningkatkan kemampuan dalam pemrosesan dan penyimpanan
data dan informasi, mengurangi biaya, mendukung aspek teknis dalam
pengambilan keputusan, dan
4. untuk mendukung kualitas, dan memberikan keunggulan kompetitif
bagi penggunanya.
Banyak sistem pendukung yang tersedia dan mampu melengkapi sistem
informasi manajemen yang ada. Beberapa sistem pendukung yang akan
dibahas di sini, di antaranya adalah:
• Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan/Decision-Support Systems
(DSS)
• Sistem Kelompok Pendukung Pengambilan Keputusan/Group Decision-
Support Systems (GDSS)
• Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan Eksekutif/Executive-
Support Systems (ESS)
• Sistem Pakar/Expert System
Keempat sistem pendukung tersebut, dapat mendukung pengambilan
keputusan dengan sejumlah cara. Sistem pendukung ini dapat dengan
otomatis melakukan prosedur-prosedur pengambilan keputusan tertentu.
Contoh:
Penentuan sistem distribusi BBM agar kelangkaan dipasar dapat segera di
atasi, penetapan harga eceran tertinggi untuk tetap menjaga pasar
mendapatkan jumlah persediaan yang paling tepat pada saat dibutuhkan,
menjaga persediaan pada jumlah yang paling optimal dan memaksimalkan
permintaan pengguna dan menjaga tingkat kelancaran distribusinya.
Sistem pendukung ini juga mampu untuk menyajikan informasi atas
berbagai aspek untuk pengambilan keputusan pada situasi yang beragam.
Akhirnya, sistem pendukung ini juga akan mampu menstimulir inovasi
dalam pengambilan keputusan dengan menggali berbagai alternatif solusi
yang ditawarkan. Kemampuan menggali hasil dari alternatif skenario
yang ditawarkan, penggunaan informasi yang tepat dan akurat, dan
penyajian berbagai alat bantu untuk memudahkan proses pengambilan
keputusan pada akhirnya dapat membantu para manajer dalam membuat
keputusan yang akan membantu aktivitas yang ada dalam mencapai
tujuannya yang strategis.
B. Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan – Decision Support Systems
(DSS)
Sistem pendukung pengambilan keputusan kelompok (DSS) adalah sistem
berbasis komputer yang interaktif, yang membantu pengambil keputusan
dalam menggunakan data dan model untuk menyelesaikan masalah yang
tidak terstruktur. Sistem pendukung ini membantu pengambilan
keputusan manajemen dengan menggabungkan data, model-model dan
alat-alat analisis yang komplek, serta perangkat lunak yang akrab dengan
tampilan pengguna ke dalam satu sistem yang memiliki kekuatan besar
(powerful) yang dapat mendukung pengambilan keputusan yang semi atau
tidak terstruktur. DSS menyajikan kepada pengguna satu perangkat alat
yang fleksibel dan memiliki kemampuan tinggi untuk analisis data
penting. Dengan kata lain, DSS menggabungkan sumber daya intelektual
seorang individu dengan kemampuan komputer dalam rangka
meningkatkan kualitas pengambilan keputusan. DSS diartikan sebagai
tambahan bagi para pengambil keputusan, untuk memperluas kapabilitas,
namun tidak untuk menggantikan pertimbangan manajemen dalam
pengambilan keputusannya.
Dalam suatu penelitiannya Steven S. Alter mengembangkan satu
taksonomi dari enam jenis DSS yang didasarkan pada tingkat dukungan
Jenis DSS yang memberikan dukungan paling sedikit adalah jenis yang
memungkinkan manajer mengambil hanya sebagian kecil informasi
(unsur-unsur informasi) seperti terlihat pada kolom 1 gambar di atas.
Manajer dalam hal ini dapat bertanya pada database untuk mendapatkan
angka/jumlah tingkat penyerapan anggaran pada satu satker dibawah
lingkup kerjanya.
Jenis DSS yang memberikan dukungan yang sedikit lebih tinggi
memungkinkan baginya menganalisis seluruh isi file mengenai tingkat
penyerapan anggaran pada unit-unit lain yang terkait. Contohnya adalah
laporan gaji bulanan pegawai yang disiapkan dari file gaji.
Dukungan yang lebih lagi diberikan oleh sistem yang menyiapkan laporan
total penyerapan anggaran biaya pegawai dan tunjangan-tunjangan yang
diterimanya yang diolah dari berbagai file sistem penggajian.
DSS juga memungkinkan para manajer untuk melihat dampak-dampak yang mungkin timbul dari berbagai keputusan yang diambil yang disebut
model yang dapat memperkirakan dampak sebuah keputusan. Sebagai
contoh: Para calon Bupati/Walikota suatu daerah dalam rangka suatu
Pilkada menjanjikan akan menggratiskan biaya pendidikan sampai tingkat
tertentu atau menggratiskan biaya pengobatan ditingkat Puskemas, maka
dampak keputusan tersebut diperkirakan jumlah pemilih akan meningkat
secara signifikan, atau justru para pemilih sama sekali tidak
mempercayainya karena hanya dianggap sebagai janji kosong belaka.
Model tersebut tidak dapat menentukan apakah janji kampanye tersebut
merupakan suatu keputusan terbaik, mereka hanya dapat menentukan
apa yang mungkin terjadi jika keputusan itu dibuat.
DSS dimaksudkan untuk melengkapi sistem informasi manajemen dalam
meningkatkan pengambilan keputusan. Sistem informasi manajemen
terutama menyajikan informasi mengenai kinerja aktivitas untuk
membantu manajemen memonitor dan mengendalikan kegiatan. Sistem
informasi manajemen ini umumnya menghasilkan pelaporan yang
terjadwal secara reguler dan tetap, berdasarkan data yang diperoleh dan
diikhtisarkan dari sistem pemrosesan kegiatan atau transaksi yang
dilaksanakan. Format atau bentuk dari pelaporan-pelaporan ini umumnya
sudah ditentukan sebelumnya (baku). Satu bentuk pelaporan berbasiskan
sistem informasi manajemen mungkin menunjukkan suatu ikhtisar
realisasi penyerapan anggaran per bulan untuk setiap satuan kerja pada
suatu instansi. Kadangkala laporan sistem informasi manajemen ini
merupakan laporan eksepsi (exception reports), yaitu hanya menyoroti
kondisi-kondisi yang khusus. Sistem informasi manajemen yang tradisional
umumnya menyajikan pelaporan yang tercetak (hard copy reports).
Dewasa ini, pelaporan yang semacam itu dapat diperoleh secara on-line
melalui intranet dan mungkin lebih banyak lagi laporan yang dapat
dihasilkan berdasarkan kebutuhan. Jika MIS menyajikan kepada penggunanya data atau informasi untuk pengambilan keputusan yang
sudah pasti dan tetap (terstruktur atau rutin), maka DSS menyajikan
seperangkat kemampuan untuk keputusan yang sifatnya tidak terstruktur,
di mana DSS lebih menekankan pada pengambilan keputusan atas situasi
yang dengan cepat mengalami perubahan, kondisi yang memerlukan
fleksibilitas, dan berbagai keputusan untuk respon yang segera.
Ada dua tipe DSS yang dikenal, yaitu: Model-driven DSS dan Data-driven
DSS. Jenis DSS yang pertama merupakan suatu sistem yang berdiri sendiri
terpisah dari sistem informasi organisasi secara keseluruhan. DSS ini
sering dikembangkan langsung oleh masing-masing pengguna dan tidak
langsung dikendalikan dari divisi sistem informasi. Kemampuan analisis
dari DSS ini umumnya dikembangkan berdasarkan model atau teori yang
ada dan kemudian dikombinasikan dengan tampilan pengguna yang
membuat model ini mudah untuk digunakan.
Contoh dari model-driven DSS ini yang dipergunakan diperusahaan
pelayaran yaitu voyage estimating decision support systems. DSS ini
mempunyai kemampuan/kapabilitas untuk menghitung rincian pelayaran
baik untuk masalah keuangan maupun perhitungan teknis. Penghitungan
aspek keuangan meliputi biaya untuk pelayaran (bahan bakar, upah
pekerja, dan modal yang dibutuhkan), tarif angkut untuk berbagai tipe
pengiriman kargo, dan biaya pelabuhan. Rincian teknis meliputi faktorfaktor
yang berhubungan dengan masalah pelayaran, seperti: kapasitas
kargo, kecepatan, jarak, konsumsi bahan bakar dan kebutuhan air, serta
pola bongkar muat. Sistem ini dapat menjawab berbagai pertanyaan,
seperti: Kapal mana yang digunakan untuk memberikan keuntungan yang
maksimum? Berapa kecepatan optimal yang dapat memaksimumkan
keuntungan? Apa tipe dari bongkar muat yang optimal? DSS ini dapat
dioperasikan dalam sebuah desktop komputer yang menyajikan sistem
menu yang membuat pengguna mudah untuk memasukkan data atau mendapatkan informasi.
Jenis DSS yang kedua, data-driven DSS, menganalisis sejumlah besar data
yang ada atau tergabung di dalam sistem informasi organisasi. DSS ini
membantu untuk proses pengambilan keputusan dengan memungkinkan
para pengguna untuk mendapatkan informasi yang bermanfaat dari data
yang tersimpan di dalam database yang besar. Banyak organisasi atau
perusahaan mulai membangun DSS ini untuk memungkinkan para
pelanggannya memperoleh data dari website-nya atau data dari sistem
informasi organisasi yang ada.
Decision Support Systems meliputi berbagai komponen yang termuat di
dalam sistem pendukung ini, yaitu:
• DSS database:
Kumpulan data berjalan atau historis dari sejumlah aplikasi.
Komponen ini digunakan untuk menanyakan dan menganalisis data.
Database ini dapat berupa PC database atau massive database.
• DSS software system:
Kumpulan dari perangkat lunak yang digunakan untuk menganalisis
data, seperti: On-Line Analytical Processing (OLAP) tools, datamining
tools, atau kumpulan dari model-model matematika dan analisa yang
mudah untuk diakses oleh para pengguna DSS. Model ini dapat berupa
model fisik (model rancangan ruang kerja, taman, dan model pesawat
terbang), model perhitungan matematika (seperti: persamaan,
alogaritma, anuitas, cicilan bunga kredit), atau model verbal (seperti:
deskripsi suatu prosedur untuk penulisan suatu perintah kerja/order).
Masing-masing DSS dibangun untuk seperangkat tujuan tertentu dan
akan menghasilkan berbagai kumpulan model tergantung pada
kebutuhan dan tujuannya. Perangkat lunak sistem DSS yang umum juga dapat berupa model
statistik yang memuat berbagai fungsi statistik, antara lain: means,
medians, deviations, dan scatter plots. Perangkat lunak ini memiliki
kapabilitas untuk memproyeksikan ke depan mengenai outcomes
dengan cara menganalisis sekumpulan data. Perangkat lunak model
statistik ini dapat digunakan untuk membantu membangun hubungan,
seperti: menghubungkan produktivitas pegawai dikaitkan dengan
faktor usia, pendapatan yang diterima, atau faktor lain yanng
berpengaruh di dalam lingkungan masyarakat. Optimalisasi model
menentukan alokasi sumber-sumber yang optimal untuk
memaksimalkan atau meminimalkan variabel tertentu, seperti: biaya
atau waktu.
DSS banyak diterapkan di organisasi-organisasi yang sudah mapan. Banyak
cara yang digunakan untuk menerapkan DSS untuk membantu
mempertajam proses pengambilan keputusan. Kapabilitas yang melekat
pada DSS sangat membantu organisasi-organisasi yang menggunakannya
untuk memungkinkan terciptanya koordinasi proses kegiatan baik internal
maupun eksternal dengan cara yang lebih akurat.
Berikut beberapa contoh organisasi atau perusahaan yang memanfaatkan
DSS dalam aktivitas operasi atau usaha yang dilaksanakan:
Jenis Industri | Tujuan Penerapan DSS |
Industri Asuransi | Menentukan pola penutupan asuransi dan deteksi kemungkinan kecurangan (fraud). |
Industri Perbankan | Memperbarui profil atau data nasabah. |
Perusahaan Manufaktur | Menentukan kebutuhan persediaan bahan baku yang paling optimal dan efisien. |
Pertumbuhan volume kegiatan/transaksi secara elektronis yang
meningkat tajam telah mendorong banyak organisasi untuk
mengembangkan DSS di mana pelanggan dan pegawai dapat mengambil
manfaat dari sumber-sumber informasi yang tersedia di internet dan
kapabilitas dari website yang memungkinkan komunikasi untuk berbagai
aktivitas.
DSS yang didasarkan pada web dan internet dapat mendukung
pengambilan keputusan dengan menyajikan akses on-line terhadap
berbagai database dan informasi dengan menggunakan perangkat lunak
untuk analisis data. Beberapa DSS memang difasilitasikan untuk
membantu manajemen, namun tersedia pula DSS yang mampu untuk
menarik pelanggan dengan cara menyediakan berbagai informasi dan alat
yang dapat membantu mereka untuk mengambil keputusan pada saat
mereka menyeleksi jasa dan produk. Dewasa ini, banyak orang lebih
menggunakan informasi yang banyak tersedia dari sumber-sumber yang
ditawarkan untuk membantu mengambil keputusan membeli sesuatu,
misal: keputusan untuk membeli mobil atau komputer, sebelum
berinteraksi langsung dengan petugas penjualannya. Customer decisionsupport
systems (CDSS) sangat membantu pelanggan yang ada atau
potensial dalam proses pengambilan keputusan.
Banyak orang tertarik dalam melakukan proses pembelian barang atau
jasa menggunakan mesin pencari internet (search engines) atau on-line
catalogs, web directories, e-mail, atau alat-alat lainnya untuk
menentukan lokasi informasi yang dibutuhkan dalam rangka
membantunya dalam proses pengambilan keputusan. Banyak organisasi
atau perusahaan telah mengembangkan website untuk anggota atau
pelanggannya yang ada dan potensial di mana berbagai informasi, model,
atau alat-alat analisis lain disediakan untuk mengevaluasi alternatif untuk
memudahkan pengambilan keputusan yang akan dilakukannya. Web-based
DSS telah menjadi sesuatu yang populer dan sangat memberikan manfaat
yang besar bagi para anggota atau pelanggan yang dituju organisasi atau
perusahaan tersebut.
Dari uraian di atas mengenai DSS, maka beberapa karakteristik dan
kapabilitas DSS yang dapat diidentifikasi adalah sebagai berikut:
• Sistem ini memberikan dukungan bagi pengambil keputusan, terutama
dalam situasi semi-terstruktur atau tidak-terstruktur.
• Sistem ini memberikan dukungan untuk berbagai tingkatan
manajemen, mulai dari tingkat manajemen puncak hingga ke tingkat
manajemen yang paling bawah dan para pegawai lainnya.
• DSS memberikan dukungan untuk beragam tipe dan proses
pengambilan keputusan yang harus dilakukan.
• DSS dapat beradaptasi terhadap waktu dan fleksibel; pengguna dapat
menambah, menghapus, mengkombinasikan, mengubah, atau menata
kembali elemen-elemen dasar.
• Tampilan DSS akrab dengan pengguna, memiliki kapabilitas yang
besar, dan dirancang agar dapat interaktif sehingga mudah untuk
digunakan.
• DSS mampu untuk meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan
dengan fokus pada keakuratan, ketepatan waktu, dan kualitas hasil,
serta mengefisiensikan biaya dalam proses pengambilan keputusan.
• Pengambil keputusan memiliki kendali yang lengkap atas seluruh
langkah proses pengambilan keputusan dalam pemecahan masalah.
• Pengguna-akhir mampu mengkonstruksi dan memodifikasi sistem yang
sederhana oleh mereka sendiri. Sedangkan untuk sistem yang lebih
besar, biasanya dapat dibangun dengan dukungan dari spesialis sistem
informasi.
• DSS biasanya menggunakan model-model dalam analisis situasi
pengambilan keputusan yang mudah untuk dioperasikan oleh
pengguna.
• Sistem ini memberikan dukungan bagi pengambil keputusan, terutama
dalam situasi semi-terstruktur atau tidak-terstruktur.
• Sistem ini memberikan dukungan untuk berbagai tingkatan
manajemen, mulai dari tingkat manajemen puncak hingga ke tingkat
manajemen yang paling bawah dan para pegawai lainnya.
• DSS memberikan dukungan untuk beragam tipe dan proses
pengambilan keputusan yang harus dilakukan.
• DSS dapat beradaptasi terhadap waktu dan fleksibel; pengguna dapat
menambah, menghapus, mengkombinasikan, mengubah, atau menata
kembali elemen-elemen dasar.
• Tampilan DSS akrab dengan pengguna, memiliki kapabilitas yang
besar, dan dirancang agar dapat interaktif sehingga mudah untuk
digunakan.
• DSS mampu untuk meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan
dengan fokus pada keakuratan, ketepatan waktu, dan kualitas hasil,
serta mengefisiensikan biaya dalam proses pengambilan keputusan.
• Pengambil keputusan memiliki kendali yang lengkap atas seluruh
langkah proses pengambilan keputusan dalam pemecahan masalah.
• Pengguna-akhir mampu mengkonstruksi dan memodifikasi sistem yang
sederhana oleh mereka sendiri. Sedangkan untuk sistem yang lebih
besar, biasanya dapat dibangun dengan dukungan dari spesialis sistem
informasi.
• DSS biasanya menggunakan model-model dalam analisis situasi
pengambilan keputusan yang mudah untuk dioperasikan oleh
pengguna.
C. Sistem Kelompok Pendukung Pengambilan Keputusan - Group Decision
Support Systems (GDSS)
Sudah merupakan suatu fakta yang sangat lazim bahwa para pimpinan
(manajer) suatu instansi jarang sekali dapat memecahkan masalahnya
sendirian. Komite, tim kerja, tim proyek dan gugus tugas yang banyak
dibentuk dalam organisasi pemerintahan merupakan pendekatan
kelompok untuk pemecahan masalah.
GDSS merupakan sistem berbasis komputer yang interaktif untuk
memudahkan pencapaian solusi oleh sekelompok pengambil keputusan
atas permasalahan yang sifatnya tidak terstruktur. GDSS dikembangkan
untuk menjawab tantangan terhadap kualitas dan efektivitas
pengambilan keputusan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang
(kelompok orang). Permasalahan yang perlu digarisbawahi untuk
pengambilan keputusan yang dilakukan oleh sekelompok orang antara lain
adalah banyaknya para pengambil keputusan, waktu yang harus
dialokasikan, dan meningkatnya peserta yang ada. GDSS memberikan
dukungan pada pemecahan masalah dengan menyediakan suatu
pengaturan yang mendukung komunikasi bagi anggota yang tergabung
dalam kelompok. Pada tiap keadaan para anggota kelompok dapat bertemu pada waktu
yang bersamaan atau berbeda. Pertemuan dalam waktu yang sama
biasanya disebut rapat, pertemuan/meeting, sedangkan pada waktu yang
berbeda komunikasi dilakukan melalui surat elektronik (e-mail).
Penggunaan GDSS mampu untuk mengatasi berbagai masalah atau potensi
masalah yang mungkin akan timbul. Beberapa manfaat yang dapat
diperoleh dengan penggunaan GDSS ini, antara lain adalah:
1. Meningkatkan perencanaan awal, yaitu untuk membuat diskusi atau
pertemuan menjadi lebih efektif dan efisien.
2. Meningkatkan partisipasi, sehingga setiap peserta dari berbagai latar
belakang dapat memberikan kontribusinya dengan optimal.
3. Menciptakan iklim yang lebih terbuka dan kolaboratif, yaitu tanpa
membuat pihak yang tingkatannya lebih rendah merasa takut dan
terancam. Dan juga tidak membuat pihak yang tingkatannya lebih
tinggi mendominasi jalannya suatu rapat, pertemuan/meeting.
4. Setiap ide yang ditawarkan bebas dari kritik, memungkinkan peserta
rapat, pertemuan/meeting mengkontribusikan ide atau pendapatnya
tanpa takut untuk dikritik.
5. Evaluasi yang objektif, menciptakan atmosfir di mana suatu ide akan
dievaluasi secara objektif dan tidak memandang siapa yang
memberikan ide tersebut.
6. Menghasilkan ide organisasi, yaitu bagaimana tetap memfokuskan
pada tujuan rapat, pertemuan/meeting, mencari cara yang paling
efisien untuk mengorganisir ide yang dihasilkan dalam sesi
brainstorming, dan mengevaluasi ide dalam batasan waktu yang
paling sesuai.
7. Menetapkan prioritas dan mengambil keputusan, yaitu mencari cara
untuk menampung seluruh pemikiran dalam pengambilan keputusan.
8. Dokumentasi hasil rapat, pertemuan/meeting, sehingga seluruh
peserta dapat memperoleh dokumen yang lengkap dan terorganisir
yang dibutuhkan untuk melanjutkan pekerjaan dari projek atau
aktivitas yang dievaluasi.
9. Mampu melakukan akses informasi eksternal, yang memungkinkan
ketidaksepakatan yang signifikan dan faktual dapat diselesaikan
dengan tepat waktu, sehingga memungkinkan meeting dapat terus
dilanjutkan dan produktif.
10. Menghasilkan notulen hasil diskusi, sehingga pihak yang tidak dapat
berpartisipasi langsung dapat tetap memahami hasil dan isi dari
meeting.
Permasalahan yang mungkin timbul dalam GDSS adalah karena
digunakannya berbagai metode baru untuk mengorganisir dan
melaksanakan rapat, pertemuan/meeting maka mungkin ada keengganan
atau penolakan di awal dari penggunaan GDSS ini. Berbagai teknik seperti
teknik fasilitasi, brainstorming, dan atmosfir yang terbuka dan transparan
harus mulai dikembangkan sebagai langkah awal untuk menggunakan
GDSS ini.
Dalam pemanfaatan GDSS ini, maka beberapa alat dalam perangkat lunak
yang dibutuhkan di sini, antara lain adalah:
1. Kuesioner Elektronik; alat ini membantu untuk membuat perencanaan
awal dengan mengidentifikasi permasalahan yang menjadi perhatian
dan membantu memastikan bahwa informasi yang penting tidak
terlewatkan.
2. Sarana Diskusi Elektronik; memungkinkan kelompok orang yang terlibat untuk secara bersama dan tanpa diketahui (tetap terjaga
kerahasiaannya) untuk mengkontribusikan ide atau pemikirannya atas
topik yang dibahas dalam kelompok.
3. Pengelola Ide; memudahkan integrasi yang diorganisir dan sintesa ide
yang dihasilkan selama proses brainstorming.
4. Alat Pembuat Kuesioner; mendukung fasilitator dan pimpinan
kelompok untuk pengumpulan informasi, sebelum maupun selama
proses penetapan prioritas.
5. Alat untuk voting; memberikan kemudahan dengan menyediakan
metode atau teknik untuk penetapan prioritas atau voting.
6. Alat identifikasi dan analisa stakeholder; menggunakan pendekatan
yang terstruktur untuk mengevaluasi dampak usulan yang timbul di
organisasi dan mengidentifikasi serta menilai dampak potensial dari
proyek yang diusulkan.
7. Alat pernyataan kebijakan; menyajikan dukungan yang terstruktur
untuk pengembangan kesepakatan atas penggunaan kata-kata dalam
pernyataan kebijakan.
8. Istilah-istilah group; mendokumentasikan kesepakatan kelompok atas
kata-kata dan istilah-istilah yang disepakati.
Banyak keputusan besar organisasi yang dibuat oleh kelompok (group).
Sayangnya, mengumpulkan suatu kelompok secara bersama-sama dalam
suatu tempat pada suatu waktu adalah pekerjaan yang sulit dan mahal. Di
sisi lain, rapat kelompok tradisional, seperti penyusunan pedoman atau
kebijakan di instansi pemerintah pusat maupun daerah, sering sekali
memakan waktu lama dan dapat menghasilkan keputusan yang kurang
bermanfaat.
Karena itu, banyak sistem informasi berbasis komputer yang mencoba meningkatkan kerja kelompok tersebut, seperti groupware, electronic
meeting systems, collaborative systems, dan group decision sistem
pendukung (GDSS).
GDSS terdiri dan suatu perangkat lunak, perangkat keras, komponen
bahasa, dan prosedur, yang mendukung suatu kelompok orang yang
sedang terlibat dalam pertemuan yang ada hubungannya dengan
pengambilan keputusan. Sistem ini adalah sistem berbasis komputer yang
memfasilitasi pemecahan atas masalah tidak terstruktur oleh suatu
kelompok pengambil keputusan.
Komponen GDSS terdiri dari perangkat keras, perangkat lunak, manusia,
dan prosedur. Komponen-komponen ini dirangkai guna mendukung proses
untuk mencapai suatu keputusan kelompok
Karakteristik penting dari GDSS adalah sebagai berikut:
1. GDSS adalah sistem informasi yang dirancang secara khusus, bukan
secara sederhana, yang merupakan konfigurasi dari komponen sistem
yang telah ada.
2. Sistem ini dirancang untuk tujuan mendukung kelompok pengambil
keputusan dalam melaksanakan tugasnya. Karenanya, GDSS harus
meningkatkan proses pengambilan keputusan atau hasil dari suatu
kelompok.
3. GDSS mudah untuk dipelajari dan digunakan. Sistem ini
mengakomodasikan pengguna dengan berbagai tingkatan pengetahuan
komputerisasi.
4. GDSS dapat dirancang untuk satu tipe masalah atau untuk beragam
tingkatan kelompok organisasi keputusan.
5. GDSS dirancang untuk mendorong aktivitas-aktivitas, seperti
penghasilan ide, penyelesaian konflik, dan pemberian pendapat yang penggunaan teknologinya.
D. Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan Eksekutif/Executive
Support Systems (ESS)
Istilah eksekutif dalam pembahasan ini diterapkan untuk pengertian yang
agak bebas. Tidak terdapat suatu garis batas yang jelas memisahkan
eksekutif dari para pimpinan atau manajer lain. Istilah ini digunakan
untuk mengidentifikasi manajer pada tingkat atas dari hierarki organisasi
yang berpengaruh kuat dalam sebuah institusi/lembaga/departemen.
Dalam sistem pendukung pengambilan keputusan eksekutif istilah
executive support system (ESS) sering dipertukarkan dengan executive
information system (EIS). Namun, ada juga yang membedakan keduanya.
Jika dibedakan, EIS sering didefinisikan sebagai sistem informasi berbasis
komputer yang menyajikan kebutuhan informasi eksekutif puncak. Sistem
ini memberikan akses cepat atas informasi dan laporan manajamen. Di
sisi lain, ESS adalah sistem pendukung komprehensif yang mempunyai ke lokasi, dan faktor penghambat dapat segera diidentifikasi.
Faktor keberhasilan kritikal dapat dimonitor dengan lima tipe informasi,
yaitu narasi masalah kritikal, diagram penjelas, keuangan tingkat puncak,
faktor kunci, dan laporan pertanggungjawaban terinci. Dengan status
akses, top eksekutif dapat memantau data atau laporan terakhir
mengenai indikator kunci melalui jaringan kapan saja. Pemantauan dapat
Kemampuan analisis kebanyakan dimiliki oleh ESS. Top eksekutif dapat
Analisis dapat dilakukan oleh top eksekutif dengan menggunakan fungsi
yang sudah ada, mengintegrasikan sistem lain dengan ESS, atau analisis
dengan menggunakan agen intelejen.
Dengan adanya pelaporan eksepsi, top eksekutif dapat memberikan
perhatian khusus atas perbedaan yang terjadi dengan standar yang ada.
Dengan pelaporan ini, top eksekutif dapat memfokuskan perhatiannya
pada suatu keadaan atau kinerja yang buruk.
Hal-hal kritis, dengan ESS, disajikan tidak saja dalam angka-angka, tetapi
juga dengan warna. Misalnya, hijau menunjukkan kondisi baik, kuning
untuk peningatan, dan merah untuk menggambarkan kondisi yang buruk.
Kemampuan navigasi informasi adalah kemampuan untuk menjelajah
informasi berbagai data secara mudah dan cepat. Untuk meningkatkan kemampuan ini, dapat digunakan hypermedia (yang merupakan
pengembangan dari teknologi hypertext).
Sistem komunikasi sangat dibutuhkan oleh top ekskutif. Dalam ESS,
sistem komunikasi dapat mengirim atau menerima e-mail, mengirim
laporan untuk mendapatkan perhatian seseorang, memanggil rapat, atau
memberikan komentar ke suatu kelompok diskusi di Internet.
E. Sistem Pakar - Expert Systems (ES)
Para ahli atau pakar biasanya memiliki pengetahuan (knowledge) dan
pengalaman khusus untuk masalah tertentu. Mereka paham betul
alternatif pemecahan, kemungkinan keberhasilannya, serta keuntungan
dan kerugian yang mungkin timbul. Mereka biasanya digunakan oleh
instansi untuk memberi nasehat atas masalah tertentu, seperti pada
Departemen Pertahanan masalah pembelian peralatan militer yang
teknologinya canggih, penyelesaian tuntutan pembubaran Bisnis TNI,
perampingan/reorganisasi departemen, dan strategikomunikasi dengan
media massa. Makin tidak terstruktur masalahnya, makin spesialis
nasehat yang dibutuhkan dari mereka.
Expert systems (ES) mencoba untuk meniru pengetahuan pakar tersebut.
Sistem ini biasanya digunakan jika organisasi harus memberikan
keputusan atas suatu masalah yang kompleks. Secara khusus, ES adalah
paket komputer untuk memecahkan atau mengambil keputusan atas
suatu masalah spesifik atau terbatas, yang kemampuan pemecahannya
dapat sama atau melebihi suatu tingkat kemampuan seorang pakar.
Ide dasar di balik ES, yang merupakan teknologi intelejensia buatan
terapan, sebenarnya sederhana, yaitu memindahkan keahlian seorang
atau beberapa orang pakar ke komputer. Pengetahuan pakar ini kemudian
disimpan dalam komputer. Pengguna tinggal memanggil komputer untuk meminta saran yang dibutuhkan dapat melakukan inferensi (inference)
agar sampai kepada suatu simpulan khusus. Karena itu, seperti seorang
konsultan, sistem ini dapat memberikan saran kepada seseorang yang
bukan pakar dan jika diperlukan juga dapat menjelaskan logika di
belakang sarannya tersebut.
ES bisa dibagi dalam dua bagian: lingkungan pengembangan (development
environment) dan lingkungan konsultasi (consultation environment).
Lingkungan pengembangan digunakan oleh pengembang ES untuk
membangun komponen komponen ES dan menempatkan pengetahuan
(knowledge) pada basis pengetahuan (knowledge base). Lingkungan
konsultansi digunakan oleh non-pakar untuk memperoleh pengetahuan
dan nasehat para pakar yang disimpan di sistem.
Tiga komponen utama yang biasanya ada dalam ES adalah basis
pengetahuan, mesin inferensi (inference engine), dan tampilan pengguna
(user interface). Namun demikian, secara umum, suatu ES mengandung
komponen-komponen berikut:
1. Subsistem pemerolehan pengetahuan (knowledge acquisition sub
system). Pemerolehan pengetahuan adalah pengumpulan,
pemindahan, dan pentransformasian keahlian pemecahan masalah
para pakar atau pendokumentasian sumber-sumber pengetahuan ke
program komputer yang digunakan untuk mengkonstruksikan atau
memperluas basis pengetahuan. Karena pemerolehan pengetahuan
dari para pakar adalah pekerjaan yang kompleks, biasanya dibutuhkan
perantara, yaitu teknisi pengetahuan (knowledge engineer).
2. Basis pengetahuan. Basis pengetahuan mengandung pengetahuan yang
diperlukan untuk memahami, memformulasikan, dan memecahkan
masalah. Basis ini terdiri dari dua elemen utama, yaitu fakta dan
kelaziman (rule). Informasi dalam basis pengetahuan dimuat dalam program komputer melalui suatu proses yang disebut representasi
pengetahuan (knowledge representation).
3. Mesin inferensi. Otak dari sistem pakar adalah mesin inferensi, yang
juga dikenal sebagai stuktur pengendali (control structure) atau
penginterpretasi kelaziman (rule interpreter). Mesin inferensi
biasanya memiliki tiga elemen utama, yaitu suatu penginterpretasi
(interpreter), penjadwalan (scheduler), dan penegak konsistensi
(consistency enforcer).
4. Pengguna.
5. Tampilan pengguna.
6. Papan belakang (ruang kerja). Papan belakang adalah suatu area
memori kerja untuk menguraikan kondisi yang ada, yang ditentukan
oleh data masukan.
7. Subsistem penjelasan (penjustifikasi). Subsistem ini dapat menelusuri
tanggung jawab atas simpulan-simpulan yang diberikan kepada
sumbernya. Biasanya, secara interaktif, subsistem ini menjawab
pertanyaan seperti: Kenapa suatu pertanyaan diajukan oleh ES?
Bagaimana suatu simpulan dicapai? Kenapa alternatif tertentu justru
ditolak?
8. Sistem pengurai pengetahuan (knowledge refining system). Sistem ini
menganalisis pengetahuannya sendiri dan penggunaannya, belajar dari
ini, dan meningkatkannya untuk konsultasi berikutnya.
0 komentar:
Posting Komentar